CONTRACT MANAGEMENT SOLUTION契約書管理ソリューション
煩わしい契約書の管理をすべてお任せ
契約書に特化した電子化サービス、原本保管サービス、文書管理システムをワンストップで提供するBPO型のソリューションです。寺田倉庫に契約書を送るだけで、電子化、テキスト化、原本保管、システム登録まで完了でき、契約書管理にかかる業務を効率化できます。
提供サービス SERVICE
スキャン・データ入力
契約書は製本状態のまま専用スキャナーで丁寧にスキャニング。同時に契約の相手先名や契約種別といった属性情報の入力やOCR処理などテキストデータの作成と入力を行います。
書類保管（原本管理）
電子化終了後の書面（原本）はそのまま倉庫に保管できます。原本は1件ずつバーコード管理されているため、終了した契約書を個別に廃棄したり、書面の追加や差し込みなどの、従来の段ボール管理では難しかった作業が簡単にできるようになります。
文書管理システム
電子化したデータは文書管理システムに登録します。検索機能・閲覧共有・期日管理・原本の所在管理といった、契約書管理に必要な機能を備えたシステムをご提案します。すでにシステムをお持ちのお客様やご不要のお客様にはDVDなどでデータ納品いたします。
電子契約システム
今後発生する契約は電子契約システムを活用することで、より一層ペーパーレス化やコスト効率化が図れます。導入に関する法的なお悩みの解決やシステム連携のご相談も承ります。
ソリューションの特長 FEATURE
業務の効率化と管理方法の統一
契約書管理をアウトソースすることで、社内のリソースをコア業務に集中させることができます。さらに、各担当者で個別に行っていた作業を弊社へ一本化することにより、ファイリングや入力ルールが統一でき、ストレスなく書類を検索できるようになります。
書面とデータの紐づけ管理が可能
契約書の原本と、電子化した閲覧用データを紐づけた管理も可能です。通常の業務はデータを参照し、原本が必要な際はすぐに取寄せできる環境が構築できます。
リモートスキャンに対応
倉庫に保管してある契約書原本を、必要な時に、必要なものだけ電子化するオンデマンドスキャンサービスに対応予定。契約書の全量電子化と比べて、イニシャルコストを大幅に低減することができます。
オプション OPTION
電子契約連携
弊社はGMOグローバルサインホールディングス株式会社が提供する電子契約サービス「GMOサイン」の販売パートナーです。
「GMOサイン」のご提案に加え、電子契約システムと連動した原本管理や、電子化による一元管理のご提案が可能です。
エクセル管理台帳
文書管理システムが不要なお客様向けに、エクセルを使った管理台帳のご提案も可能です。契約管理に必要な情報を台帳化し、電子化したPDFへのハイパーリンクを付与し、検索性を担保した状態で納品いたします。
お役立ち情報 LEARNING
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契約書の量と閲覧頻度の観点から、４パターンに分けて紹介。一度、自社にとって最適な管理方法はどれなのかを検討してみてください。またどの点で準備するべきか、準備・検討項目も解説します。
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