契約書の４つの管理方法と適切な管理にむけて

契約書管理の現状と課題

企業などの組織では、日々様々な書類が発生していますが、そのひとつに契約書があります。
契約書という言葉で一括りにしていますが、例えば、同意書、承諾書、誓約書、申込書のような名前であっても、内容によっては契約書と位置付けるべきものが多くあります。どの企業・組織においても、事業活動を行っていくうえで、契約書は必要不可欠です。
では、この契約書ですが、どのように管理されているでしょうか？

・契約書の管理が担当者任せになっていたり、各部署任せになっていませんか？
・契約書を検索するのに余計な時間がかかっていませんか？
・契約締結に関する事務作業（捺印、収入印紙）に時間やコストを取られていませんか？
・契約書が事務所にあることでリモートワークが進んでいませんか？
・契約書紛失や情報漏洩のリスクを感じたことはありますか？

上記に該当するものがあった場合、契約書の管理に問題があると考えた方がよいでしょう。
また、管理ルールを見直す意味でも、ここで一度現在の状況を確認してみてはいかがでしょうか。

契約書管理の４つの方法

ではどのように管理をしていけばよいのかについて、契約書の量と閲覧頻度の観点から、４つのパターンに分けて紹介したいと思います。

今現在の状況や今後を見通した時に、上記４つのどれに当てはまるでしょうか。
現在と将来の両面から、一度、自社にとって最適な管理方法はどれなのかを検討してみてください。では、Ａから順番に紹介していきます。

Ａ.契約書ソリューション型の場合（契約書：多/閲覧頻度：高）

ひとつの方法で管理するより、契約書を精査し、契約書の種類・特性や、利用頻度によっていくつかのグループに分け、各グループに応じた最適な管理方法を組み合わせることがおすすめです。
例えば、契約書のすべてが、閲覧頻度が高いとは限らないでしょう。頻度が高いものは電子化し、低いものは外部倉庫へ預けるなど、利用シーンに応じて最適な管理環境が構築できます。
ただし、管理方法が複数になるため、それらを統合的に管理することが必要になります。
文書管理システム、契約書管理システムを導入するなどインフラ面を整備するとともに、担当部署を決め、社内規程や管理手順、マニュアルの整備などソフト面を含め、管理体制を構築していくことが非常に重要になります。

Ｂ.外部倉庫保管型の場合（契約書：多/閲覧頻度：低）

外部倉庫を活用することがおすすめです。
多くの契約書が発生している（もしくは、発生していた）ことを考えると、契約書管理が非常に煩雑化していることが想定されます。煩雑化していることで、次のようなリスクが考えられます。

・契約書が多く、社内全体で一元管理ができない状況になっている
・一元管理していないことで、権限によるアクセス管理ができていない
・紛失や所在不明の契約書が発生してしまっている
・訴訟に発展した場合に、重要な証拠となる契約書が適切に管理されていない

外部倉庫へ預け、管理業務を委託することで、業務負荷を軽減できます。また、外部保管となることで、アクセスコントロールがしやすくなり、無断での持ち出しや紛失等のリスクも低減できます。
また、契約書１件単位で保管したり、オンデマンドスキャンサービスなどを活用すれば、必要に応じて、原本もしくはデータとして取り寄せることができるため、契約書の確認作業も容易に行えます。
業務効率化だけでなく、内部統制やコンプライアンスの強化、法的トラブル・紛争への対応など、経営管理的な目線から、契約書管理を考えることも重要です。

Ｃ.電子化活用型の場合（契約書：少/閲覧頻度：高）

電子化をうまく活用することが重要です。
閲覧頻度、利用頻度が高いため、契約書を電子化することで、確認・検索が大きく効率化されます。契約書の量が少ないため、比較的低コストで全量の電子化ができるかもしれません。
また、電子化することで、原本を手元（オフィス内）においておく必要がなくなります。外部倉庫へ預けてしまえば、オフィススペースが広がるだけでなく、紛失リスクや情報流出のリスクも低減できます。

Ｄ.自社保管活用型の場合（契約書：少/閲覧頻度：低）

当面は自社内で管理していくのが良いでしょう。
ただし、管理者や管理部署を決め、契約書を含む社内文書類の管理規定を定めるなど適切な管理体制を整備することは必須です。
一方、将来を見越して、電子契約の導入など先進的な管理方法やサービスを思い切って採用していくのも良いでしょう。スモールスタートをすることで、コスト面などハードルが低くなり、比較的導入しやすいと考えられます。
働き方改革や 新型コロナウイルスへの対応により、執務スタイルの変化に合わせた先進的な管理方法を採用することも重要です。

適切な契約書管理に向けて

４つの方法を紹介しましたが、どの場合も事前の検討・準備が必要です。
では、どのような点について準備しておくべきか、準備・検討項目を３点に分けてご説明します。 

管理体制の整備

主管部署を明確にしておくべきでしょう。
総務部や法務部などの主管部署だけで適切な管理が維持できるわけではありません。契約の当事者となる個別の部署も巻き込み、各部署が主体的に管理に関わっていく体制とすべきです。
また、管理にあたっては、社内規程や管理手順を整備し、全社が同じ管理手順に従う環境を作らなければなりません。ですが、各部署のおかれている環境や業務の特性を無視した管理方法では長続きしません。
各部署・各担当者が契約書の管理業務と部署の業務を無理なく両立できる方法を主管部門と各部門が協力して築き上げていくのが良いでしょう。

移行準備

現在の契約書原本の状況を正確に把握することが必要です。
現在、管理台帳によって管理しているのあれば、台帳に記載の契約書がすべて存在しているか、台帳に載っていない契約書はないかを確認します。また、契約書の内容や属性についても整理しておく必要があります。基本契約、個別契約、覚書など、1つの取引先に対して、複数の契約を締結していることは多いでしょう。それら契約の親子関係も整理しておきましょう。
また、契約の種類（売買契約、業務委託契約、請負契約、機密保持契約など）、契約開始日、終了日や自動更新条項の有無、原本の保管場所など、管理していくにあたって重要になる情報も合わせて確認してください。

稼働後の安定運用の想定

統括管理を総務部など主管部署が行うとしても、担当部署が全社統一のルールを把握し、契約書管理に主体的に協力していく体制にしていくことが重要です。
そのため、定期的な教育や、管理状況の監査、契約書の棚卸を実施することも有効です。

契約書管理のメリット

契約書管理ですが、適切な管理を行おうとすると、ある程度の労力・コストが必要になります。
ですが、本来その重要性からいって、その労力・コストを省くべきではありません。契約書の管理が適切にされれば、その労力・コスト以上のメリットが得られます。
具体的には、

・契約書の重要性に合わせた適切な管理環境を構築
・外部倉庫を活用することで、機密文書である契約書へのアクセス管理
・全社的な管理にすることで、紛失リスクの低減
・契約書内容の確認・検索が省力化
・電子化を組み合わせることで、テレワーク環境下での閲覧・検索が可能
・電子契約を合わせて導入することで、社内手続きの簡素化（捺印の廃止）、事務手続きの省力化（製本・郵送不要）、印紙代の節約

上記の大きなメリットを得ることが出来ます。