契約書原本の保管はファイル管理が最適

原本保管の２つの方法

紙ベースの書類である以上、保管するためには、物理的な保管スペースを確保しておく必要があります。また、保管場所も、契約書という企業・組織にとって非常に重要な書類であることから、箱に収納してオフィスの片隅に置いておくというわけにはいきません。やはり、施錠できるキャビネットに収納するなど、セキュリティを確保できる方法でなければなりません。
具体的には、社内で保管する / 倉庫会社で保管する２パターンがあります。

パターン①：社内での保管

キャビネットに収納し、保管するのが一般的でしょう。ただ、量が増えたとき、キャビネットの増設が必要になるなど、スペースや資産面で検討課題も残ることになります。セキュリティ面でも施錠管理などが必須となります。

パターン②：倉庫会社での保管

保管スペースについて倉庫会社で確保することになります。仮に増量となっても、スペース面で課題を抱えることはないでしょう。セキュリティについても、機密文書保管サービスを提供している会社であれば、心配ないでしょう。
また、コストも重要な要素です。オフィス内の保管であってもキャビネット設置スペース分だけ賃料が生じていると考えることもできます。
目に見えるコストだけでなく、一見わかりずらいコストも考慮して検討しましょう。

契約書の特性に合わせたファイル単位での管理方法

契約書はビジネスの証跡として、非常に重要な書類のため、厳重に保管する必要があります。しかし、日々の業務で頻繁に参照される書類でもあるため、同時に検索、閲覧などの利便性も求められます。さらに、取引や案件ごとに保存期限が変動することも特徴に挙げられます。
このように、契約書はきめ細やかな管理が必要な特性を持っています。

そこでご提案させて頂きたいのが、契約書をファイルづつ管理する方法です。現在、倉庫会社では、箱単位だけでなく、ファイル単位、書類単位で預かるサービスを提供しています。外部倉庫に預けることで、セキュリティを確保しつつ、管理単位を細かく設定することで、検索性の向上や保存期限の管理など、契約書にまつわる業務を効率化することができます。

利用シーンとメリット

・A社との契約書原本が今どこにあるか確認したい。
→保管品をバーコード管理しているため、システム上で所在地の見える化ができます。また、取り出しのログが追えるシステムであれば、いつだれが取り寄せたかなど、監査証跡を確認できます。

・〇年〇月〇日に締結した契約書の原本を確認したい。
→ファイル管理することで、該当の契約書だけがピンポイントで取り寄せでき、探す手間が省けます。

・契約満了し、法定の保存年限も経過したので廃棄したい。
→ファイル管理しておけば、法定保存年限が過ぎたものだけを随時、廃棄していくことができます。

ファイルごとに管理することは、１ファイルずつの属性情報（契約先名や契約期間など）を整備することにもつながります。今後、契約書を全面的に電子化していこうとするときや、文書管理システムを導入しようとした際に、この属性情報を活用することができます。

契約書管理について、電子化された後の姿がクローズアップされがちですが、その裏にある原本管理についても忘れずに検討しておくことが大切です。
（１件管理と箱保管の違いについてはこちらをご覧下さい。）