文書箱単位とファイル単位の保管は何が違う？

外部倉庫に預け入れる単位

文書の外部保管を検討する際、検討すべき項目・チェックポイントは多くありますが、実際に預け入れた後の利用シーンを考えた場合、検討しておくべき重要なポイントがあります。それが『どの保管単位で外部倉庫へ預け入れるのか』です。

一般的に、倉庫へ預け入れるというと、箱に収納して、その箱を預け入れる、とイメージされるかと思いますが、文書類の保管については、現在、ファイルやフォルダなど、より小さな単位でも預け入れることが可能です。

寺田倉庫ではお客様が希望される預け入れ単位ごとにバーコードを付与し、きめの細かい書類管理サービスをご提供しています。

箱保管とファイル保管の違い

では、箱での保管と、ファイルでの保管の違いはどこにあるのか、その違いを３つの項目に分けて記載します。

➀検索性

箱単位の保管は、箱ごと取り寄せることになるため、取り寄せた箱の中から実際に必要としているファイルを探し出す必要があります。

ファイル保管は必要な単位で取り寄せできるので、ファイルを探し出す手間がなく、検索性に優れていると言えます。

②機密性

箱単位での預け入れは、オフィスに取り寄せた際、必要でない書類も収納されています。そのため、取り寄せ中は、箱内の文書が不正に閲覧されたり、返却されずに紛失していないか注意が必要です。

一方で、ファイル保管の場合は必要なファイルだけが届くため、機密性が高くなります。また、システム上では、ファイルごとに預け入れ/取り寄せ中のステータスが管理できるため、文書の閲覧返却の管理が容易になります。

③コスト

ある程度決まった形である箱単位の保管は、倉庫内での収納効率や作業性が高く、比較的割安な料金設定がされることが多いです。

ファイル保管の場合は、より小さな単位で管理する必要があり、箱単位より細やかな管理が必要となるため、高めの料金設定となる傾向があります。

『利用』の仕方から考える

上記のような違いやメリットとデメリットがありますが、では、どちらを選択するのが良いのか、そのポイントを２つ以下に記載します。

その①　利用頻度が低いものは箱保管向き

法律で保管が求められているが、実際の原本の利用頻度が低い文書類には箱保管をおすすめします。経理書類など、年度ごとに大量に発生するものに最適です。書類を廃棄する際も箱単位で一括に処理ができるためコストを抑えることができます。

その②　特定の単位ごとに管理が必要なものはファイル保管向き

契約書・申込書・病院のカルテなど、個人・法人・案件など、特定の単位ごとに管理運用されている文書はファイル保管がおすすめです。

まとめ

会社や部署毎、また書類の性質や、ワークスタイルにより、さまざまな管理形態が考えられます。現在の業務スタイルや、目指しているワークスタイルに合わせて総合的に検討することが重要です。

今回は、原本の保管を前提として述べましたが、文書を積極的に活用するという視点を加えると、原本の活用だけでなく、電子化や文書管理システムの導入の検討など、文書の発生～利用～廃棄までを俯瞰して考えていくことが必要となります。

寺田倉庫では、お客様の目指す理想のワークスタイル実現のため、文書管理に必要なサービスをご提案できます。文書管理についてご検討中でしたら、是非、お問い合わせください。