契約書のライフサイクルから学ぶ｜契約書管理の必須知識

契約書管理と契約ライフサイクルマネジメントの関係性について

契約書の作成～交渉～社内手続き～締結～履行～満了という契約業務全体のうち、契約書管理は、締結以降の業務に深く関わります。一連の契約業務において、どのような内容で相手先と契約合意を結ぶのか、締結前までの過程はもちろん大切ですが、締結後、合意した内容を確実に履行し、契約関係を維持していくことも極めて重要な過程です。近年、『契約ライフサイクルマネジメント(Contract Lifecycle Management)』という契約業務全体を効率化していこうとする取り組みが広がりを見せています。ですが、契約業務全体という非常に幅広い領域に関わる取り組みであることや、管理システムの導入が必要など、ハードルが高いのが実情です。そこで今回は、契約ライフサイクルマネジメントを意識しつつ、まずは、締結後の過程で重要になる契約書管理について、どのような取り組みをしていけばよいか、ご紹介します。

契約書管理とは

契約書管理には、下記の２つの要素があります。

・製本、捺印された契約書そのものを適切に保管管理し、必要な時に利用できるようにすること
・取引先と合意した契約内容・取引条件に合わせて、契約相手との契約関係を適切に維持、管理していくこと

これら２つの要素が上手くかみ合って初めて適切な契約書管理が実現できます。では、この２つについて、順番にポイントをご説明します。

契約書を保管管理するために

今、どのように契約書を保管しているでしょうか。

①PDFデータなどでいつでも書面を検索・確認できる状態にして、契約書原本は別に保管している。
②契約書原本の保管状況を台帳等に記載し、必要が生じたときに原本を検索する。
③台帳はなく、契約書原本が保管されている場所に行き、検索する。

③の状態であったり、社内ルール上は②であっても、台帳の更新ができておらず、結局は原本を探しまわることになっていることが多いのではないでしょうか。今後のことを想定すると、早急に改善しておくべきです。
これまでは、紙ベースで締結している契約書が大半だったと思いますが、コロナ対策で注目を集める『電子契約』が今後普及すると、さらに管理は複雑になります。電子契約で締結した契約書、紙ベースで締結した契約書をPDFなど電子データ化したもの、紙ベースのままの契約書などが混在することが想定されます。

どれか一つに統合できれば良いですが、契約には相手先が必ず存在しており、自社の都合だけで決めることはできません。効率化の流れを考え、電子契約の導入など、電子データで管理しておくことを前提にしつつ、電子データと紙が共存できる取り組みを進めるべきです。
業界により、頻繁に契約の締結を行う業界もあれば、長期の契約締結が主流の業界もあるでしょう。自社の環境にあわせて、「今すぐに」ではなくとも、「いつでもできるように」準備しておくことが重要です。

また、保管管理が適切に行うことができていない場合、アクセス管理もいい加減になりがちです。契約の相手先や内容によっては、非常に高い機密性を維持できる環境で保管することが必要です。だれでもアクセスできる環境にある場合、情報漏洩につながる恐れもあります。この点は、電子データ、紙ベースの契約書に関係なく、社内ルールやシステム構築などにより権限管理を厳格に行う必要があります。

契約書管理の取組み事例

・電子契約を想定した社内ルールや体制を整備する。
・電子契約を利用できそうな内容のものについては積極的に導入する。（従業員との書面の取り交わしや、グループ会社間での契約締結など）
・紙ベースの契約書は、優先度（利用頻度）の高いものからスキャンニングしておく。
・紙ベースで管理し続ける場合も、契約書1点ごとにナンバリングして管理する。（ナンバリングすることで、契約書の棚卸ができます。また、ナンバリングにより、番号順にソートすることもでき、所在の確認や検索性が向上します。）
・外部倉庫へ保管する。（アクセス管理を実施しやすくなり、紛失リスクも低減できます。）

保管が適切にできていなければ、契約ライフサイクルのボトルネックとなってしまいます。契約の履行時、契約内容を確認することは多いでしょう。そのような利活用の基盤を整備するためにも契約書管理が大切です。

契約相手との契約関係維持、契約書管理をしていくために

契約書には、契約相手との合意内容が書かれています。合意内容そのものは様々だと思いますが、共通している事項もあります。その一つは契約期間でしょう。

この契約期間ですが、契約の開始と終了の期日が記載されているだけでなく、その終了のタイミングでとるべき対応が事前に取り決めされていることも多くあります。例えば、契約満了1か月前までに契約継続の意思表示を行うことや、その意思表示の方法（書面など）、また、期間満了前に解約する場合の通知期限やペナルティーの取り決めがあるケースも考えられます。

このような情報をリスト化したり、契約書管理システムなどで管理することで、適切なタイミングで契約相手にアクションを起こすことが可能になります。もし、まだリスト化できていないようなら、前項の取り組み事例で紹介した、契約書1点ずつのナンバリングに合わせて実施するのが良いでしょう。

契約書管理システムなどでは、アラート機能などもあり、アクションを起こすタイミングを把握しやすくなります。契約は、締結した時から始まります。合意した内容に従い、確実に履行していくことためにも契約書管理は重要です。

契約書締結時の取り組み事例

・契約書管理システムを導入する。（契約満了期日など、アラート機能が付与されていることが一般的です。）
・電子契約を導入する。（電子契約の場合、これらの基本情報を設定できることが一般的です。）
・契約内容に関する基本情報をリスト化しておく。（契約の種類、契約相手先、契約期間、自動更新条項の有無、契約の親子関係の有無など）

もちろん、基本情報だけでなく、契約内容について条文そのものを詳細に確認する必要が生じることも多いでしょう。その際には、スムーズに書面の確認ができることが重要です。この点では、前項の保管管理が適切に行われている環境になっていることが重要になります。