コスト効率を高める3つのスキャンサービス使い分け

利用シーンで3つに分かれる電子化サービス

電子化というと、ただ単純に書類をPDF変換するだけのようなイメージがあると思いますが、電子化するタイミングや目的や運用方法などで、次の3つに細かく分類することができると寺田倉庫では考えています。これを上手に使い分けることが経済合理性を高めることに繋がります。

1. スポットスキャン

もっともシンプルな電子化サービスです。1度に大量の書類をスキャンするのに適しています。オフィス移転などの目標に向けて書類を大量に削減しなければならないときや、これから社内でペーパーレス化を進めていく際に勢いをつける際におすすめです。

2. 定期スキャン

定期的にこまめに電子化を行うサービスです。スポットスキャンである程度まとまった書類量を電子化した後に、定期スキャンに移行することをおすすめしております。組織にペーパーレスが定着するまでの間、書類量のリバウンドを防ぐことができます。

3. オンデマンドスキャン

オンデマンドスキャンは、書類の原本を倉庫に保管しておき、書類が必要になったタイミングで電子化を行うサービスです。電子化したいと思う書類の中には、電子化した後に閲覧するかどうかわからないもの多く含まれています。電子化データは利活用されればされるほど、投資対効果が高まっていきます。逆効果になりそうな書類は、倉庫に預けて必要になった際に初めて電子化するやり方がおすすめです。

ナレムコの法則と電子化サービスの使い分け

アメリカのNational Record Management Council（通称：NAREMCO, ナレムコ)という機関の調査によると、作成・収集された文書のうち、半年後も利用される文書は10％で、1年後には1％の文書しか利用されないと報告されています。下の図の黄色い曲線がナレムコのデータを現したグラフです。

これに電子化を照らし合わせて考えると、将来発生するであろう書類は、発生直後に「定期スキャン」などでこまめに電子化を行うことで、何度も利用される可能性が高くなり、データが活用されるたびに電子化の投資に対する1閲覧当たりの単価が下がっていきます。

一方、1年以上前に発生した書類は、利用ニーズが下がっている可能性が多くあるため、無理に電子化せず、一旦倉庫で保管したのちに必要な分だけ電子化する「オンデマンドスキャン」をご利用いただくことで、不要な出費を抑えることができます。

そして、直近に発生した書類は、過去半年から1年以内を目安に「スポットスキャン」で一括して電子化することで、ボリュームディスカウントなどのメリットを享受しつつ、必要最低限の範囲で電子化を行います。

利活用の頻度や書類の特性に応じた賢い電子化を

いかがでしたでしょうか。今回はスキャンのタイミングで異なる3つの電子化ソリューションと、書類発生からの時間経過によるコスト効率の変化とついてご紹介させていただきました。

もちろん、技術成果に関する書類や、社史編纂に関する資料など、時間経過によって価値が損なわれることなく、むしろ上がっていくものあります。これらの書類は、単に利用頻度という軸で判断するだけでなく、資産として確実にアーカイブしていく方法を検討することも必要です。

寺田倉庫では、これまでの経験とノウハウを生かして、書類ごとの利活用の頻度や特性に応じた適切な電子化のプランをご提案しています。電子化でお困りのことがございましたら是非一度弊社へお問い合わせください。