文書保管の倉庫会社選定に大事な4つのポイント

倉庫会社選定の4つのポイント

文書の外部保管を検討し、ネットなどで情報を集めると、さまざまな文書保管サービスが提供されていることがお分かりいただけるかと思います。今回は、そのような多くのサービスの中から、利用目的にあった適切なサービスを選択するためのポイントをご紹介します。

料金設定

外部保管ということで、『保管料』に目が行きがちですが、実際の運用シーンを想定して、いくらかかるのか、を検討することが重要です。
利用頻度が低いものであれば、『保管料』をポイントにして比較・検討すれば良いケースが多いと思いますが、利用頻度が高い文書の場合、荷役料（入出庫料）、運搬料など倉庫からの取り寄せや、倉庫へ戻す際に掛る費用も考慮しなければなりません。文書を利活用し、そして最後に廃棄するまでの文書のライフサイクル全体でいくらコストが掛かるのかを想定し、比較・検討しましょう。

立地

外部保管する目的はさまざまだと思いますが、安全に保管できることが重要です。
倉庫の立地がどこなのか、また、立地特有の災害はどのようなことが考えられ、対策はどうなっているのか、など候補先からヒアリングし、自治体が作成しているハザードマップなども参考に検証することが大切です。候補先に施設見学を要望し、実際に周辺環境も含めて確認することも有効です。
安全面以外では、複数地域に倉庫を持っている倉庫会社であれば、利用シーンに合わせて様々な料金プラン、運用プランの提示を受けられる可能性があります。もしオフィスから遠い地域での保管となっても、現在、宅配便等運搬手段は充実しており、最短、翌日には手元に取り寄せられるケースもあります。
倉庫の立地について、安全・セキュリティー面やコスト面など、多面的に検討することがポイントなります。

保管単位

「文書保管」といっても、保管する形態はさまざまです。
主な単位には、箱単位、ファイルや契約書1点単位などがあります。ここでは、保管しようとしている文書の性質に応じて、検討することが重要なポイントとなります。
たとえば、日々の業務の中で、ファイルやフォルダ単位で閲覧する文書で、かつ、利用頻度が高いものであれば、ファイル・フォルダ1件単位での保管が向いています。一方、利用頻度が低く、今後、廃棄まで預けたままになるような文書であれば、箱単位の保管が向いています。
ただ、部署毎に、業務内容に応じて、複数の性質の文書があるのが一般的かと思います。
さまざまな性質の文書をお持ちなら、複数の保管単位を組み合わせられるような倉庫会社がベストです。
いずれにしても、預けた後・利用シーンを考えて、保管単位を選択することがポイントです。

保管以外のサービスの充実度

保管以外にも、文書にまつわる課題は多くあると思います。また、「働き方改革」に象徴される執務環境・職場環境の変革は、文書を取り巻く環境にも変化を与えています。
既存の紙ベースの文書の電子化や、そもそも紙を発生させないような取り組み（稟議決裁など社内での各種決裁と連動した文書管理システムの導入、電子帳簿保存法への対応、電子契約など）、そういった文書に関する環境変化に柔軟に対応するためにも、そのような課題にワンストップで対応できるサービスが充実した倉庫会社であれば、お客様の管理環境に応じたベストな提案が受けられます。

保管以外の主なサービス

• 電子化
• 文書管理システム
• 電子契約
• タイムスタンプ
• 機密文書回収・溶解処理

まとめ

「保管」だけに着目するのではなく、文書の発生～廃棄までのサイクルの中で「保管」を考えることが大切です。
文書のライフサイクルという観点で検討することで、「電子化」や「電子契約」など「保管」以外の方法で今、抱えている課題を解決する糸口が見つかるかもしれません。文書のライフサイクル全体に対して提案できるような倉庫会社、また、文書にまつわる法令や技術の進展に合わせて様々な提案ができるような、長く付き合える倉庫会社を選定することが最も重要です。