費用対効果の算出で重要な活用単価という考え方

日常生活でもありがちな問題

例えば、スーパーのチラシを比較して、一番単価が安くお買い得な食材を大量に購入したところ、使い切れずに傷んでしまったり、冷凍にまわしたことで庫内のスペースを圧迫してしまったご経験はないでしょうか。

実は、電子化の世界でも同様の事象が発生しています。ディスカウントを利かせて、安く大量にスキャンしたものの、ほとんど活用されなかったり、その不要なデータがファイルサーバーに大量に残ってしまい、その結果ストレージの金額や検索性を下げてしまうことが起こっています。

重要な指標は活用一回あたり単価

そこで重要になってくるのが、利活用も絡めた指標です。いくら電子化しても、使われなければ無駄な費用です。電子化した書類がどの程度活用されそうか、その機会を含めた効果見込みを立てていきます。

算出の仕方は次の式の通りです。

スキャニングの単価を下げていくことで1回の活用当たりの単価をさげることができますが、利活用される可能性が高い文書を対象に選ぶことや、余計な数量の電子化を控えることで、より経済合理性の高いスキャニングが可能になります。

例えば、過去10年分の契約書をすべて電子化しようと考えていたが、直近3か年分よりも古いものは閲覧の可能性が低いので、スキャニングではなくファイル単位の保管を活用しよう、など原本管理と電子化をうまく組み合わせていくことが大切です。

※ファイル単位の保管については下記をご参照ください。

電子化以外のサービスと比較しやすい

上記の式で試算をしてみましょう。A4サイズ10ページの契約書を1件当たり300円で100件スキャニングしたとします。電子化した結果、20件はデータで閲覧され、残りの80件は閲覧されないまま廃棄を迎えたとします。

この場合、分子が30,000円、分母が20回となり、1件のPDFを閲覧するのに1,500円コストがかかった計算になります。

こうすることで電子化サービス同士の比較だけでなく、外部倉庫や社内のキャビネットから原本を取り出して確認するのと、どちらが合理的か判別しやすくなるのではないでしょうか。

電子化はあくまで一つの手段です。電子化以外の方法も含めた打ち手と比較しておくことで、ムダな電子化を事前に減らすことができます。

まとめ

お客様から契約内容の問い合わせがあった際、即時回答が求められるようなケースや、原本のバックアップとしてデータを活用するケースでは上記の指標にかかわらず電子化の方が有効という場合もあります。

寺田倉庫では、電子化と原本保管どちらを採用したほうが良いかわからないというお客様向けに、原本保管と電子化の比較検討もご支援しております。文書管理を限られたご予算のなかで効果的に実施する方法でお悩みでしたら、ぜひ一度弊社へお問い合わせください。