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  5. ファイルサーバーと文書管理システムの違い

ファイルサーバーとは

一緒に仕事をしているメンバーが、自由にファイルを保存したり共有したりできるファイル置き場のことです。

それぞれのメンバーが自分のPCの中にファイルを保存するだけだと、共有や共同作業する場合に不便ですが、ファイルサーバーがあれば、かんたんに情報を共有することができます。

よくある問題点

ファイルサーバーは便利な一方で、以下のような問題を抱えてしまうことも少なくありません。

  • ほかのメンバーが作ったファイルが探せない
  • 単純なキーワードで検索すると大量のファイルがヒットしてしまう
  • 最新版がわからない
  • 重要なファイルが勝手に更新されたり削除されたりする
  • 社外からアクセスできない

文書管理システムとは

文書管理システムはファイルサーバーと文書管理台帳がセットになったような仕組みです。対象のファイルそのものと、文書の分類、作成日、廃棄予定日、管理部門名などの項目を紐づけて管理することができます。

これらにアクセス制限や版管理の機能などが加わり、文書をより効率的に管理できるようになっています。

文書管理システムでできること

具体的には下記のような機能があります(一例です)

  • 高度な検索機能
    • キーワードの組み合わせ検索
    • 範囲検索
    • 全文検索
    • 書類の分類をまたいだ横断的な検索
  • バージョン管理
    • 改版履歴の管理
    • 最新版の表示
  • アクセス管理
    • 外出先からタブレット端末でファイルにアクセス
    • ダウンロード禁止
    • 印刷禁止
    • スクリーンショット禁止
  • ほかにも拡張機能がたくさん
    • OCRによる検索属性付与
    • 登録ファイルの自動振り分け
    • タイムスタンプ付与
    • 電子署名付与
    • ワークフローシステムとの連携
    • 電子契約システムとの連携

それぞれの特徴に合わせた使い分け

作成・編集途中の文書はファイルサーバー、確定した文書は文書管理システムで管理するなど、書類の特性に合わせて使い分けることで、利便性と経済性を高めることができます。

寺田倉庫では、お客様の目指す理想のワークスタイル実現のため、文書管理に必要なサービスをご提案できます。文書管理についてご検討中でしたら、是非、寺田倉庫までお問い合わせください。

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