書類が廃棄できない理由はこの3つ

書類廃棄に最低限必要な3つのルール

機密文書が廃棄できずに困っている、というお悩みは皆様共通でお持ちではないでしょうか。文書を長期間保存している間に、部署名や担当者が変更になってしまったり、記憶が薄れてしまうことで、自信をもって期限通りに文書を捨てることが難しくなるケースがあります。5年10年経過した文書が様々な理由で捨てられないとお困りの方向けに、書類廃棄に最低限必要な3つのルールをお教えします。

1.同じ廃棄期限の書類で統一する

箱の隙間や段ボールを新たに買うのがもったいないので、1箱をできるだけ満杯にして保管したいと考えるのは普通のことです。しかし、廃棄をすることに目を向けると、これが捨てられない原因を作ってしまうことがあります。

例えば同じ箱に5年保管の書類Aと10年保管の書類Bを箱詰めしたとします。5年後に箱を取り出して中身を精査すれば当然廃棄できますが、取り出しにかかる料金や仕分けの手間を考えれば、現実的ではありません。そうなると、書類Aは書類Bが廃棄期限を迎えるまで、処理できないという問題が発生します。

したがって、箱詰めする書類は、原則同じ廃棄期限のもので統一することが重要です。

2.廃棄期限を設定する

意外と設定されていないのが文書箱の廃棄期限です。おそらく上記の書類統一とも関連するのですが、数種類の書類を一つの箱に収めることで、廃棄期限が設定しづらくなっているかもしれません。その場合でも、最低限、一番長い期限のものに合わせて何かしら期限を設定しておくことをおすすめしています。

寺田倉庫の文書管理システム「eTRUNK」は書類保管・磁気テープ保管サービスをご利用のお客様に無償でご提供しているシステムですが、「eTRUNK」をご利用いただくことで、廃棄期限が近付いた文書について、メールで通知を受けることができるようになります。ぜひご活用ください。

3.箱の中身がだれでもわかるようにしておく

最後に文書箱の内容明細の記載も重要です。例えば「経理0001」のような内容物がわからないタイトルをつけている場合は、内容物が何であるか別途記載が必要です。中身がわからないと、当然ですが、廃棄のために後日内容を確認する必要が発生し、手間を感じるとそれもなかなか実施されなくなってしまいます。「eTRUNK」では、箱の内容を管理できるメモ欄をご用意していますので、ぜひご活用いただければ幸いです。