オフィスの移転縮小が決まった時に、担当者がやるべき3つのこと

はじめに

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、戦略的にオフィスの移転縮小を検討する企業が増えています。

在宅勤務やローテーション勤務、テレワークと出社勤務を併用したハイブリッド型勤務など多様な働き方の増加が、オフィスそのものを見直すきっかけとなっています。また今あるオフィスに留まる場合であっても、座席の間隔をあけるなどして、いわゆる3密を避けるようにレイアウトを変更した企業も多いのではないでしょうか。

そんな中問題になるのが、オフィス内で保管している書類の削減です。移転縮小であれば、当然そこにあった書類をどこか別の場所で保管できないか検討が必要ですし、今のオフィスにとどまる場合であっても、書類保管用のキャビネットを削減するなどして、スペースを確保しなければなりません。

ここでは、文書管理担当者向けに書類削減の流れをご紹介いたします。

1.現在の書類量の把握

まずは社内にある書類の全体量を把握しましょう。
この時、おおよその書類量を把握する方法として「ファイルメーター算出法」が用いられます。

ファイルメーター（FM）は文書量を表す単位で、書類をすべて平積みしたときの高さがもとになっています。
高さ1メートル＝1ファイルメーターで、これは書類約10,000枚に相当します。

例えば、オフィスで使用されている一般的なキャビネットの収納幅は約90cmなので、
キャビネット1段に満杯の書類が格納されていれば、0.9ファイルメーターです。
したがって、3段キャビネットであれば2.7ファイルメーター、上下段に分かれた6段のキャビネットであれば5.4ファイルメーター格納できることになります。

2.削減目標の設定

次に移転先やレイアウト変更後のオフィスで何ファイルメーター分保管ができるか試算します。オフィスの図面から、キャビネットや袖机などの数量を数え、ファイルメーターに換算します。

現状のファイルメーターと、移転・変更後のファイルメーターを差し引きした値が削減目標となります。

3.書類の性質に合わせた削減手法の選択

削減目標が決まったら、書類の性質に合わせてどのような方法で書類を削減するか検討します。
以下の図の観点で、書類の性質ごとに打ち手を選択していきます。

その際、法定保存年限（法令上一定期間の保存義務が定められている）文書が存在する場合は、誤って廃棄してしまわないよう注意が必要です。
また、電子化する場合においても、書類によっては電子化に制約が課されている場合があるので、この場合も原本の廃棄は慎重に行いましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
オフィス移転やレイアウト変更は、プロジェクト中に契約書を紛失していることに気づくなど、日ごろの文書管理の見直しにも非常にいい機会になります。一方で、実際には文書管理のご担当者様が、オフィスの移転のプロジェクトも兼任されることも多く、どうしても社内のリソースが不足しがちです。また、管理文書が多岐にわたる場合は、削減方法の選択で迷われるケースもあると思います。なにか書類削減でお困りのことがございましたら、ぜひ一度お問い合わせください。