東京カンテイ様 不動産情報データベースのサービス向上に1件管理・電子化を活用

株式会社東京カンテイ様は1988年から寺田倉庫をご利用いただいているお客様です。今回は、1件管理と電子化サービスをご活用いただき、不動産データ提供事業のサービスレベルの向上にお役立て頂いた事例のご紹介となります。導入の経緯や詳しい効果について、株式会社東京カンテイ 営業本部 データ事業本部 常務取締役 本部長 茂呂 幸夫氏（写真右）、データ事業本部 データベース部 副部長 松田 伸栄氏（写真中央）、データ事業本部 データベース部 マンションデータベース課 兼 調査課 課長 神戸 慶仁氏（写真左）にお話を伺いました。

導入の経緯

弊社が創業した 1979 年当時はまだ不動産流通の黎明期であり、中古マンションの適正価格を知ることが難しい時代でした。このようなことがまだ当たり前だった時代に、弊社は「不動産取引に安心と科学を提供し、流通の促進を図る」ことを目指した情報サービスを開始。現在に至るまで、不動産取引における適正価格での流通促進を図るお手伝いをしております。

寺田倉庫には弊社の不動産情報サービスのデータソースとなる分譲マンションのパンフレットを保管しています。データベースを構築する上で、パンフレットは物件のアウトラインが分かる重要な資料であり、弊社では全ての分譲マンションのパンフレットを収集し、データベース化しております。

これらのパンフレット情報は社内で電子化され、様々なデータとして登録されています。弊社の会員企業は、オンライン検索で間取図や平面図をはじめ、必要なデータをいつでも取得することができます。そして、保管パンフレットをさらに有効活用するため、寺田倉庫の 1 件管理サービスと電子化サービスの導入を決めました。

1件管理サービス導入前の課題

弊社にとって、保有する分譲マンションパンフレット原本は何より大切な資産です。そして、印刷物であるパンフレットは保管状況が悪ければ劣化してしまうため、倉庫の保管環境も同時に重要になります。

電子データ化と言ってもパンフレット全てをデータ化していたわけではなく、お客様のニーズもまた変化します。以前は重要でないと思われていたことが、非常に貴重な情報だと現在認識されることもあります。あるいは登録データ内容についてお客様から問い合わせをいただく場合もあります。このような場合、パンフレット原本を倉庫から速やかに取り寄せて確認しなくてはなりません。

これらに対応するため、当初は段ボールにパンフレットを入れて保管しておりましたが、以下のような問題が生じていました。

1. パンフレットの原本紛失リスク

登録データの品質向上や修正、あるいは内容の確認など、弊社では過去に分譲された物件についてパンフレット原本を使用して様々な作業を行うことがあります。しかし、資料の出し入れには、大切な資産であるパンフレット原本を紛失するリスクが常に伴うことも事実で、弊社ではこのリスクを減少させたいと考えていました。

2. 管理台帳と実際の在庫データが同期していない状態

どの箱に何の物件ファイルが入っているかは、別途中身の明細を台帳管理しています。しかし、実際は箱単位でバーコード管理しているため、現物の在庫データと台帳の明細が紐づきません。これを一致させることで、より効率的に管理が可能になるのではと考えました。

3. 顧客からの問い合わせへ迅速に対応

会員企業から受けた登録データに関する問い合わせについては迅速に対処しなくてはなりません。このため、指定した資料を素早く検索し、依頼してから速やかにパンフレット原本を倉庫から取り寄せることができるサービスレベルもあわせて必要でした。

1件管理サービスの導入効果

寺田倉庫に相談したところ、「箱単位から1件管理に変更しましょう」との提案を受けました。1件管理は、箱単位ではなく書類1件ごとにバーコード管理するソリューションです。これまでバーコードを段ボール単位に付与していましたが、パンフレットを封入した封筒単位にバーコードを付けて管理する仕組みに移行しました。これにより、主に以下の効果がありました。

1. 原本の所在を見える化

寺田倉庫が提供する文書管理システムeTRUNKで「物件ごとに何がどこにあるかが分かる」いわゆる可視化を行うことができました。eTRUNKの表示をみれば、そのパンフレットが返却されず社内にあるのか、倉庫にあるのか一目瞭然になり、紛失や返却漏れを防ぐことができました。

2. 台帳の明細と在庫データの同期で検索性を向上

台帳の明細とバーコードが一対一で同期しているので、目的のパンフレットをすぐ検索できるようになりました。必要なパンフレットだけ事務所に届くので、何箱も取り寄せたり、段ボールの中からさらにパンフレットを探すこともなくなりました。

3. 最短半日で書類が届き、迅速な顧客対応を実現

都心の芝浦の倉庫を利用しているため、11時までに依頼すれば、その日の午後には目黒の事務所に原本が届いています*1。16時までの依頼は翌日の午前中に届くようになっています。このように、社内にパンフレットがあるような感覚で利用できているのが最大の効果だと思っています。

※寺田倉庫注：1日2便サービス。通常配送が16時までのご依頼で翌日お届のところ、通常配送便に加えて、午前11時までのご依頼で当日午後にお届けする便の合計2便をご利用いただけるオプションサービス

電子化サービス導入前の課題

2005 年の構造計算書偽装問題や 2011 年の東日本大震災などをきっかけに、住まいの安全への関心が高まり、マンションスペック情報に関するニーズが増加しました。昨今はリノベーションという言葉が浸透し、新築マンションにこだわらない層が増えてきたともいわれています。弊社のお客さまからも、マンションの構造・設備等に関する情報を詳しく知りたいという声を数多くいただくようになりました。

このようなニーズに応えるため、従来画像データ化していなかった過去の物件についても、あらためてデータ整備を行う方針を決めました。しかし、その実施については課題も多くありました。

1. 電子化作業に対する社内のリソース不足

過去分の資料を大量に電子化するといっても、社内で行うにはリソースが圧倒的に不足します。既存の人員は日々新しく供給される新築物件のデータ化に従事しており、それだけのボリュームに対応することはできません。一方で、このために新たにスタッフを雇用することも現実的ではありません。さらに、この過去のパンフレット原本を取り寄せることでオフィス内が段ボールの山になってしまうことも避けたいと考えました。

2. スキャンの要件が複雑

パンフレットをスキャンし電子化するといっても、全てのページが必要なわけではありませんでした。パンフレットには必要な部分と不要な部分があります。しかし、どこが必要でどこが不要なのか、当然ですが素人では判断が難しいところです。さらに、弊社で行っていた作業ではトリミングで不要な部分をカットするなど編集も加えていました。

3. 経済合理性の追求

20年以上過去の資料までさかのぼって大量に電子化を行うため、可能な限りコストや手間をかけずに実施できることも重要でした。

電子化サービスの導入効果

電子化作業は順調に進み、当初予定していた首都圏はもうすぐ完了予定です。その後は近畿圏、さらには地方都市へと広げる予定でいます。

1. 社内リソースの最適化による生産性向上

寺田倉庫に過去資料の電子化作業をアウトソースすることで、社内のスタッフは新規で増えた分の電子化作業のみで済み、より専門性の高く判断が必要な業務に集中できています。

2. 最適化されたデータ提供によるスピーディ且つ安定したデータベース構築の実現

電子化は、物件ファイルの中から該当ページを抽出・スキャニングし、かつ必要箇所のみトリミングした上で、当社指定のサイズ・ファイル形式で納品していただいています。弊社のシステム向けにに画像が最適化されているので、スムーズに登録作業を行うことができています。稼働当初は多少ミスもありましたが、2か月ほど作業者のトレーニングを実施いただいたことで、現在は安定した品質でデータを納品いただいています。

3. 書類の移動手配をはじめとした不要な手間を削減

社内で電子化を行うとなると、寺田倉庫からパンフレットを取り寄せてスキャンを行い、また戻すというフローになります。寺田倉庫と別の電子化業者に依頼する場合は追加の配送費用も発生します。電子化したい書類の量は毎週400～500物件分あり、段ボールに換算すると約20箱相当と量も多かったため、ワンストップ対応により、デリバリーの手配や取次作業など、不要な工数を大幅に削減できました。

寺田倉庫と他社との比較や業者選定のポイント

―　寺田倉庫以外のベンダーを検討したことはありましたか

これまで年に数回程度、倉庫ベンダーの営業の方が来社されることがありました。当社としても、より良いサービスがあれば比較・検討したいと思っていますので、随時お話は伺う姿勢でいます。

しかし、様々な倉庫ベンダーと話すなかで都内に倉庫を持つ寺田倉庫の価値は大きいと認識させられます。いつでもスピーディーに出し入れができますし、温度や湿度にも気を配る保管スタイルには大きな安心感があります。また、近年は「1件管理を行っている」と伝えると、そこで話が終わってしまいます。それだけ寺田倉庫の1件管理は、当社の業務と密接に繋がっています。

―　寺田倉庫を利用する先行ユーザーとして、ベンダー選定のポイントなどをお願いします

保管するだけ、出し入れするだけではなく、将来的なことまで考えて利用する必要があると思っています。例えば今回、保管しているパンフレットの電子化までトータルで行うことができましたが、もし、寺田倉庫に電子化サービスがなかったら当社のサービスが形になるまでもっと時間がかかっていたでしょう。電子化の仕様もかなり当社向けにアレンジしていただくことができました。

―　寺田倉庫に対する今後の期待をお願いします

不動産情報サービスを提供するにあたり、データベースの拡充は当社にとって常に重要なテーマです。物件当たりの情報量を増やすこともその一つ。それは画像データだけにとどまりません。ありとあらゆる情報は電子化することで様々な分析が可能になります。単独では意味をなさないバラバラな情報も、有機的に結合することで意味を持つものに変化させることができるのです。そこにはまだまだ宝の山が眠っているかもしれません。今後も当社サービスの向上につながるご支援を期待しています。引き続き、よろしくお願いします。

補足：ユーザ歴30年以上、倉庫利活用の変遷まとめ

1988年の箱単位管理を皮切りに、1件管理、電子化サービスと30年以上に渡って寺田倉庫を利用しており、少しずつ倉庫の活用の仕方も変化してきています。

お客様プロフィール

「不動産取引に安心と科学を提供し、流通の促進を図る」を企業理念に、国内最大規模の不動産データベースを構築。不動産価格の透明化・納得いく価格での取引・根拠の明らかな評価を可能とする情報サービスは、多くの顧客から支持を得ており、現在は不動産会社、金融機関、公的機関、不動産鑑定事務所など、3500 社以上の会員企業にサービス提供している。

※事例に記載された部署名等の情報は取材当時のものです。閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

・取材：2019年8月