法定保存文書一覧
法定保存文書とは
法律で保存が義務付けられた文書の総称を法定保存文書といい、企業活動の重要な記録として適切な書類管理が求められています。１０年以上も保存し続ける必要のある文書もあり、保存期間が経過したのちに速やかに廃棄をするサイクルが確立されていなければ、書類は増える一方になるだけでなく、保存期間中の紛失リスクも増加する恐れがあります。このため、企業は文書管理のルールを策定し正しく運用する必要があります。
今回は、人事・労務、総務・庶務、経理・税務の3つの分野の法定保存文書とその保存期間を簡単にご紹介します。
人事・労務関連の法定保存文書
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２年
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健康保険・厚生年金保険に関する書類 |
| 雇用保険に関する書類 | |
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３年
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労働者名簿 |
| 賃金台帳その他労働関係の重要書類 | |
| 雇入れ・解雇・退職に関する書類 | |
| 派遣元・派遣先管理台帳 | |
| 労災保険に関する書類 | |
| 労働保険の徴収・納付等の関係書類 | |
| 身体障害者等であることを明らかにすることができる書類 | |
| ４年 | 雇用保険の被保険者に関する書類 |
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５年
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従業員の身元証明書 |
| 誓約書等の書類 |
総務・庶務関連の法定保存文書
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３年
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四半期報告書 |
| 半期報告書・その訂正報告書の写し | |
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５年
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事業報告 |
| 有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類 | |
| 産業廃棄物処理の委託契約書 | |
| 産業廃棄物管理票(マニフェスト)の写し | |
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10年
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株主総会議事録 |
| 取締役会議事録 | |
| 監査役会議事録 | |
| 監査等委員会議事録 | |
| 指名委員会等議事録 | |
| 製品の製造・加工・出荷・販売の記録 （注）民法では20年 |
経理・税務関連の法定保存文書
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５年
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監査報告 |
| 会計監査報告 | |
| 会計参与報告 | |
| 会計参与が備えおくべき計算書類、附属明細書 | |
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７年
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取引に関する帳簿 |
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決算に関して作成された書類
（注）会社法で10年保存が義務がない書類以外 |
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現金の収受、払出、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類
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| 取引証憑書類 | |
| 電子取引の取引情報に係る電磁的記録 | |
| 源泉徴収票(賃金台帳) | |
| 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等 | |
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１０年
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計算書類および附属明細書 |
| 会計帳簿および事業に関する重要書類 |
まとめ
法律で定められた法定保存年限を整理しましたが、各部署によって様々な種類があり、正確に把握するためにはかなりの労力が必要です。コスト削減と内部統制強化に直結するため、ぜひ一度、自社の文書管理ルールを見直してみるのはいかがでしょうか。
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